販売管理システムの概要と流れ

販売管理システムとは

サービス業、製造業、販売業など業種を問わず不可欠なツールになっているのが「販売管理システム」です。

販売管理システムによって「受注」「発注」「入出荷」「売上」「請求入金」といった個々の業務を管理できるようになります。

加えてこうした個々に存在しているデータを統合することができるため、会社の売上を集計また分析ができるようになり、今後の経営方針の決定にも役立ちます。

販売管理システムの概要

販売管理システムによって、受注から支払いまでの一連の販売に関する流れを管理することができます。

製造業の場合は「販売管理システム」に生産管理業務、つまり計画に基づいて生産を行っているかを管理するシステムが含まれるケースもあります。

販売管理システムが受注から支払いまでを管理することには大きな意味があります。

受注、在庫、入出荷、発送、債権管理などが、それぞれ正しく管理されていても連動性がないなら、個々の部門の管理はできてもデータ分析は難しく売上を伸ばすための対策には使えません。

販売管理システムはある特定の業種だけに販売されているタイプもありますが、基本的にはあらゆる業種に対応しています。

中小企業から大企業、単機能タイプからERPタイプ(Enterprise Resource Planning)、業種を絞ったものなど、様々なものがあります。

汎用性の高い販売管理システムもあり、こうしたタイプの販売管理システムでは業種ごとにテンプレートが準備されていて、会社に合うタイプを選ぶことができます。

例えば、サービス業、卸業、プロジェクト案件型、小売業などのテンプレートがあり、消費者のニーズにしっかり答えてくれています。

販売管理の流れ

販売管理を総合してシステム化したものを販売管理システムと呼びます。

この販売管理システムには購買管理、在庫管理、そして売上管理という機能があります。

もちろん売上に関する分析や解析、集計に加えて会計に便利な帳票発行という機能まで備わっています。それでは簡単に販売管理システムについて説明します。

売上

お客様の注文から入金まで一連の流れを管理してくれます。

お客様からの注文が入るとシステムから見積書を作成し、受注の確定、受注伝票の入力、在庫の確認、注文請書の作成を行なうことができます。

出荷が完了するとこの時点で売上が確定しシステムに計上され、請求書の発行と売掛データの管理、入金データの入力を行なうことができます。

購買

受注と反対に自社からの注文、入荷、仕入、支払、買掛までの一連の流れを全て管理することができます。

各購入先について、商品単価、見積もり依頼、発注処理、受注処理、請求処理、予算管理などの機能を備えています。

在庫

商品の名前から在庫数を、入荷から出荷まで全て管理することができます。
詳細な点は、入荷のタイミング、商品の検品、必要であれば返品、在庫状況、長期在庫の有無、期限切れ在庫、棚卸し、保管品、ロケーション管理などの機能があります。

売掛・買掛管理

取引先ごとに設定されている売上、売掛代金、売掛請求分などをまとめることができます。
また買掛に関しても、注文日、買掛代金、買掛残金などを一覧表示することができます。

データ解析、分析

過去の売上に関する全てのデータが蓄積されており、そのデータを使って販売の傾向や将来性などを分析することができます。

これによって経営方針や販売戦略を練り上げることができるようになります。

販売管理システム導入に至る理由

業務効率の向上

販売管理システム導入理由で1番多いのは、やはり業務効率の問題です。
販売と一言で言っても幾つものプロセスが関係しており、そのプロセスを電子的に繋ぐことで販売フローの無駄を省き、効率化を図ることができます。

業務進捗の可視化

システムの導入によって、それまで漠然としていた業務進捗状況が可視化され、だれでも業務の進捗状況を把握することができます。
そのため発注ミス、請求ミス、入金確認忘れなどのミスを事前に防ぐことができます。

既に成熟している同業種の販売管理システムを使える

自社で販売管理を行っていなかった場合、販売管理自体への理解が足りない場合がありノウハウを身につけるには時間がかかりすぎます。

しかしすでに完成している販売管理システムであれば、いろいろな業種で培われた販売管理のノウハウをすぐに手に入れられるので、これも導入決定の理由となっています。