販売管理とは具体的にどのようなものか?

販売管理システムとはなんとなく理解はできているものの、具体的に答えるようにと言われると答えに困ってしまうかもしれません。

とはいえ販売管理システムは、ほぼ全ての業界で利用できるもので、販売業務の根幹を成すものであり、きちんと理解しておく必要があります。

最初に理解すべき点とは、販売管理システムは多くのサブシステムによって成り立っているということです。

このサブシステムをそれぞれ連携させていくことで販売管理システムが成り立っていると言っても過言ではありません。

今回は販売管理システムとサブシステムについてご説明します。

そもそも販売管理システムとはどのようなもの?

販売管理システムとは分かりやすく次の情報をまとめているものです。
誰に、何を、いつ、どれくらい、いくらで販売するのか、さらに請求、入金確認といった分野もあります。

もう少し具体的に説明すると、

販売対象は企業なのか個人消費者なのか:だれ
商品はどのような物なのか:何を
いつまでに納品をしなければいけないのか:いつ
受注数はどのくらいなのか:どれくらいか
商品の単価や総額の設定:いくら

仮にこれから販売管理システムを構築するというのであれば、これらのデータを管理しまとめるようにしなければなりません。

一般的には上記の点を管理するため、「受注管理」「発注管理」「出入荷管理」「在庫管理」「債権管理」というサブシステムを作り、サブシステムを連動させることで販売管理システムが出来上がるというイメージとなります。

受注管理とは?

受注を受けた時に顧客との取引が始まることになります。
この時に「なに」「どれくらい」「いつまで」という情報が送られてくるようになるので、受注データを正確に保存しておかなければなりません。

ここでミスをしてしまうなら、その後の全てのシステムが機能しなくなってしまうので、だれでも簡単にまとめる事のできるようなシステムにする必要があります。

受注管理でミスが起きるとどうなるのでしょうか?

受注数を多く記録してしまうと会社は不必要な在庫を抱えることとなり利益率が下がってしまい、逆に誤って受注数を少なくしてしまうなら顧客に大きな迷惑をかけることになり会社の信用は失墜することでしょう。

もともと受注管理はデータが膨大な量になるものなので、システムの使いやすさなどインターフェースがとても重要になります。

発注管理

発注管理に関しても、「誰から」「なにを」「どのくらい」「いつまで」「いくらで」といった情報を登録できるシステムが必要になります。

受注管理はこちらが受ける側ですが、発注管理はこちらが注文をしている側になっているだけなので、受注管理と発注管理システムはとても似ているものです。

発注は早ければ早いほど、顧客にとってはメリットになるので正確性と迅速な処理を行えるようなシステムが望ましいと言えます。

入出荷管理

入荷と出荷は連動しているため、一般的にシステムを構築する際にこの2つは一括して管理されています。

入荷とは発注した原材料や商品に対するチェックであり、その数や品質が正確で基準を満たしているのかを管理するようになります。

出荷とは顧客からの受注データに基づいて正確に出荷が行われているのかを管理するシステムです。

ここでのミスも顧客の損失になってしまうので正確性が求められています。

債権管理

個人であれば入金を確認してから発送が行われるというケースがほとんどかもしれません。
しかし企業間での取引の場合、基本的には売掛での販売になるので、相手企業の締め日にこちらからの請求を行なう必要があります。

そのため債権管理は会計システムと連動している必要があります。

請求金額や請求のタイミングに関してシステムから警告が出るような設計にしておくことは重要です。

販売管理システムとは具体的に説明するなら、上記の5つのサブシステムが組み込まれたシステムと言えるでしょう。

各サブシステムが相互にきちんと連動していなければいけません。