基本的な販売管理業務の内容

販売管理業務は基本的に次の5点から成り立っています。
時系列に並べると受注管理発注管理在庫管理出荷管理債務管理の5点です。

この5点によって成り立っている販売管理業務は業種という枠を超えて活用できるものであり、この知識と経験が企業にとって大きなプラスになります。

既に販売業務を開始している方や、企業として販売管理業務を始めようとされている方のために、先程の販売管理業務の5つの基本をご説明します。

受注管理

受注管理は顧客との取引の開始とも言えます。
そのため受注管理は他の管理業務全てに影響を与える非常に重要なステップになるため、最新の注意を払う必要があります。

例えば、この後の発注管理、在庫管理などは受注管理が正しくない場合、その存在すら無意味になってしまいます。

加えて受注ミスは会社にとって大きなマイナスになります。

必要のない在庫を抱えることになりますので経営自体を圧迫するようになり、収益に影響をしてきます。

さらに大きな問題として取引先からの信頼や信用を失う可能性も高く、やはりその後の経営にも多大な影響を与える事になります。

ですから受注時にミスを犯さないようにしなければなりません。
受注管理はミスの起こりにくい簡単なシステムにしておく必要があります。

極端に言うなら初めて見る人でも十分使いこなせるような受注システムを目指すべきであるということです。

しかし受注管理システムは商品やサービスの形態によって内容が異なってくるので、どの業界にも応用できるというわけではありません。

商品はどのような物なのか、製造過程や仕入れ販売などの状況をきちんと分析し、自分たちに合う管理方法を選ぶ必要があります。

発注管理・入荷管理

発注管理とは仕入れ管理とも呼ばれ、顧客のニーズに合わせて商品や材料の仕入れを行なう必要があります。

発注管理には大きく分けると2つのタイプがあります。

1つ目は顧客から受注があってから発注を行なうタイプ、
2つ目は顧客のニーズを予想しておき予め発注を行なっておくというものです。

1つ目のタイプになると自社での保管が不必要という事になるため、その後の在庫管理などの作業がなくなるため非常にシンプルな発注管理システムになります。

2つ目のタイプになると、企業は顧客のニーズに素早く対応するために在庫という形で商品や原材料をキープしておくということになるので、発注管理業務はその後の入荷管理や在庫管理と連動していなければなりません。

販売業では顧客の要求にどれだけ早く応じる事ができるのかという事が、その後の業績にも大きく影響するため、多くの在庫を準備しておきたいものですが、過剰な在庫は経営に良くないため発注から入荷までのスムーズなシステムを構築することは急務と言えます。

入荷管理では発注した商品の「数量」「品質」「仕入先」などに問題がないのかチェックする必要があります。

このチェック機能が正しくないと、発注のミスがいつまでも存在するようになるため、正確に入荷管理を行わなければなりません。

この部分で問題がなければ次に在庫管理と出荷管理へと移行して行きます。

在庫管理

受注を受けてからの発注でない場合には、自社倉庫に届いた商品は「在庫」として保管することになります。

在庫管理の基本は、入荷管理によって数値化されている理論的な在庫数と実際の在庫数が合致するのかを確認する作業となります。
そのためには定期的に棚卸をする事が必要です。

理論的な在庫数と実数との間に差が生じてしまうと、受注を受け在庫があると思っていたために発注を行わないという事態になり、顧客に多大の迷惑をかける事になるので避けなければなりません。

少しでも理論値と(データ上の数字)と実在庫との差を少なくする、これが在庫管理の目標です。

出荷管理

受注管理データ、入荷管理データ、在庫管理データに問題がなければ、そのデータに従って出荷作業に入ります。

つまり、ここまでの販売管理データが正しければ出荷作業に入れることになりますので、ここまでの3つの管理をきちんと行えているのかは非常に重要です。

そして同じ取引先でも出荷先が異なる場合もあるため、この面でも正しく情報を管理しておかなければならず、受注管理のデータの正確性が問われます。

債務管理

債務管理とは、請求、入金の確認、自社の支払い、売掛金、買掛金の管理の事です。

取引先によって入金のタイミングや売掛金の請求のタイミングが異なることもありますので、正しい締め日で請求書を発行し、期日までに入金がされているかを確認しなければなりません。

買掛金に関しては、請求書が届いているので、その請求書に基づいて期日までに支払いを完了させなければなりません。
こうした一連の経理に関する管理も販売業務管理には欠かせないものです。