販売管理システムを導入すべき理由-その大きなメリットとは?

販売管理システムとは?

ほとんどの企業は製品や商品やサービスを販売して売上を上げることで収益としています。
しかし販売と一言で言っても、販売には幾つものプロセスが関係しています。

例えば販売の簡単なプロセスを表すなら、
問合せ ⇒ 見積もり ⇒ 受注 ⇒ サービスや商品の確保 ⇒ サービスや商品の出荷や提供 ⇒
商品の納品 ⇒ 納品確認 ⇒ 検収 ⇒ 締め日に請求 ⇒ 入金確認 という流れになります。

販売管理システム」とは、こうしたすべての販売に関係するプロセスを綜合的に管理することで、より無駄を省いた効率的な販売を実現することです。

こうした販売管理には「生産管理」「仕入れ管理」「在庫管理」といった幾つかのカデゴリーとも密接に関係しているため、販売管理が企業や会社にとって売上や利益を伸ばすためのポイントになると言えるでしょう。

では販売管理システムを導入するさらに詳しい理由を考えてみましょう。

販売管理システムの導入のメッリット

企業や会社が把握していなければならないデータには、どのようなものがあるでしょうか?
簡単に言うなら「いつ」「どこで」なにを」「いくらで」という情報を集めることが大切です。
それぞれはたった1つの瞬間や物を表しているわけではなく、細かく分類することがでます。

いつ
「どのようなタイミング」で商品やサービスの問合せが来たのか?
「いつ」までに商品を確保しておくべきなのか?
「いつ」までに納品を行なう必要があるのか?
商品が「いつ」までに納品が完了したのか(検収)
「いつ」請求書が送られているのか?
「いつ」までに取引先からの振込が行われるのか?

どこ
取引先は「どこ」の企業か?(顧客)
振込先は「どこ」なのか?
「どこ」に納品を行なうのか?
商品の保管場所は「どこ」なのか?
何(どのような):
商品やサービスは「何」か?
取引先が重要視しているのは「何」?
「どのような」トラブルが起きたのか?

いくら(どのくらい)
商品の仕入価格・販売価格は「いくら」?
発注から納品まで「どれくらい」の期間が必要なのか?
在庫が「どのくらい」なのか?

こうしたデータを企業として保存していないというところはないでしょう。

しかしこうしたデータを紙媒体のまま保存している、もしくは電子データ化しているもののそれぞれのデータが単独に存在しているだけというケースがよく見られます。

つまりデータが統合されていないために、生産性の向上や業務の効率化という面に生かされていないということです。

販売管理システムの優れているところは、こうした個々の貴重なデータを統合することができ、データ解析によって効率化や生産性を分析できることです。

こうしたデータがあることで、作業段階のどこで無駄が生じているのか、作業を短縮できる分野はないのかを判断できるようになります。

さらに入力作業に関してもシステムの中で行われれるようになり、データ入力のミスが起きにくくなります。

営業無部門は販売管理システムによって、顧客データをまとめやすくなり、どの顧客がどのタイミングでどのような商品を受注してくるのかを前もって予測することできるようになるため、在庫管理が適切に行えるようになります。
不必要な在庫を抱えることは経営にとっても良いことではないため、販売管理システムと在庫管理の間にネットワークを作ることは非常に重要と言えます。

経理部門にとっても請求や振込、入金の確認などをシステムからすぐに探す事ができるようになり、時間の節約や業務効率化を図ることができるようになります。

販売管理システムを利用する注意

販売部門

販売部門の業務フローは「問合せ」⇒「見積もり」⇒「契約」⇒「出荷」⇒「納品」⇒請求書発行」⇒「入金確認」となります。

こうしたデータを確実にシステムに入力することが重要です。

加えて新規の顧客である場合は、契約を行なう段階で支払い条件をはっきりさせておく事で、受注から支払い確認までのフローを効率的に正確に行なうことができるようになります。

顧客によって支払条件が異なるため最初の段階で販売業務フローのすべての分野で正確にデータ入力をしましょう。

仕入れ部門

仕入部門にとって最も重要になるのは「在庫管理」です。
企業によっては、在庫管理データが膨大になるため販売管理システムとは別にしているところもあります。

しかし販売管理における在庫数は売上や企業信用、対応力に大きく影響するため販売管理システムを構築する場合、この2つを切り離してしまうことがないようにしましょう。